Brief beschriften

Wie sollte man einen Brief beschriften? Wo sollte der Absender auf dem Brief stehen? Wo sollte die Adresse des Empfängers stehen? Welche Angaben sind bei der Anschrift erforderlich? Wie frankiert man einen Brief? Auf brief-beschriften.de erklären wir, wie man einen Brief richtig beschriftet, egal in welchem Format oder in welcher Größe. Neben vielen Informationen zum Beschriften von Briefen, finden Sie auf dieser Seite auch Informationen zum Frankieren, zu Kuverts und Briefumschlägen sowie Wissenswertes zum Versand von Briefen.

Briefe richtig beschriften: Was man beachten sollte?

Die Post spielt immer noch eine große Rolle beim Informationsaustausch. Viele Unternehmen vertrauen, trotz der „schnelleren“ E-Mails, auf selbst geschriebene Dokumente und Briefe. Aber wie verschickt man einen Brief sachgerecht, nachdem der Text fertig geschrieben ist? Und wie ist ein Brief zu beschriften und zu frankieren? Eigentlick klingt das relativ einfach, dennoch gibt es einige Hürden bei der Beschriftung zu beachten. Beim Beschriften von einem Brief sollten einige Fälle berücksichtigt werden:

  • Handelt es sich um ein Fensterkuvert oder ein beschreibbares Kuvert?
  • Handelt es sich um einen Brief oder ein Päckchen?
  • Wird der Brief an eine Privatperson oder eine Firma versendet?
  • Wird der Brief im Inland verschickt oder ins Ausland?

Man unterscheidet beispielsweise zwei verschiedene Arten von herkömmlichen Umschlägen.

Bildschirmfoto 2014 02 10 um 22.06.55 Brief beschriften

Briefkuverts:  Verschiedene Größen & Varianten

  1. Briefumschläge mit Fenster
  2. Briefumschläge ohne Fenster

Je nach Briefumschlag sind Unterschiedliche Dinge zu beachten, die nachfolgend näher erläutert werden. Logischerweise wird bei einem Brief mit Fensterkuvert, nicht das Kuvert  beschriftet. Der Adressat steht im Briefkopf. Über das Fenster kann die Adresse dann eingesehen werden. Bei einem Brief ohne Fensterkuvert wird dagegen das Kuvert direkt beschriftet und der Absender und Adressat hinterlegt.

In beiden Fällen wird der Brief jedoch mit der gleichen Wertmarke frankiert. Es fallen natürlich keine unterschiedlichen Gebühren an. Erst wenn der Brief eine andere Größe oder ein höheres Gewicht hat, fallen höhere Portokosten an. Eine Übersicht über gängige Briefformate findet man übrigens auf der Seite der Deutschen Post. Natürlich gelten auch für Pakete und Päckchen einige Regeln beim Frankieren und Beschriften, die man zwingend beachten sollte. Weitere Informationen zum Beschriften der einzelnen Briefformate finden Sie weiter unten in dem Text.

Brief beschriften: Vorlage zum Beschriften von Briefen

Das Beschriften eines Briefs ist kein Hexenwerk. Beim Beschriften von Briefen sollte man sich jedoch an gewisse Formen und Vorgaben halten. Nur so kann der Brief im Postzentrum automatisch sortiert werden und schnell weitergereicht werden. Die nachfolgende Vorlage bzw. Grafik soll aufzeigen, wie man einen normalen Brief mit Absenderadresse, Empfängeradresse und Briefmarke beschriften muss, damit er auch sicher bei der gewünschten Empfängeradresse ankommt. Es handelt sich hierbei um die klassische Form der Briefbeschriftung mit Absender, Empfänger und Frankierung, je nach Format des Briefes kann es zu Abweichungen kommen auf die nachfolgend auch noch eingegangen wird. Wenn es sich jedoch um einen „normalen“ Brieg handelt, der mit der Deutschen Post versendet wird, können Sie immer auf dieses Schema zurückgreifen.

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Brief beschriften: Absender oben links, Adressat unten rechts & Briefmarke oben rechts!

Einen fensterlose Briefumschlag beschriften

Bei dem Briefumschlag ohne Fenster wird die Adresse des Absenders in die linke obere Ecke auf der Rückseite des Briefes hinterlegt. Zur Absenderadresse gehören immer: Vorname und Name des Absenders, die Straße und Hausnummer, die Postleitzahl und der Ort. Bei Firmen muss natürlich auch der Name der Firma ergänzt werden und ggf. der Vorname und Nachname eines Ansprechpartners, der den Brief innerhalb des Unternehmens erhalten soll.

In Kürze ein Überblick, wie man den Brief richtig beschriftet:

  • der Absender steht oben links auf der Vorderseite des Kuverts
  • der Empfänger steht unten rechts auf der Vorderseite des Kuverts und sollte etwas größer geschrieben werden als der Absender
  • die Briefmarke wird oben rechts auf das Kuvert auf der Vorderseite aufgeklebt, hier sollte man natürlich die Portokosten beachten

DIN-Norm beim Beschriften von Briefen

Es gibt sogar DIN-Normen, die die obigen Richtlinien beim Beschriften von Briefen genau regeln. Bei der Gestaltung von Briefumschlägen sind die Normen DIN 5008 (Gestaltungsregeln für die allgemeine Textverarbeitung) und 676 (Gestaltungsregeln für den Vordruck von Geschäftsbriefen) zu beachten.

Der Abstand der Anschrift muss vom linken, rechten und unteren Rand mind. 15 mm und vom oberen Rand mind. 40 mm betragen. Der Umschlag sollte maschinell bearbeitbar sein bei der Sortierung der Briefe und darf daher nicht von den üblichen Maßen der Beschriftung abweichen. Dieser Bereich ist für die automatische Sortierung des Postzustellers wichtig. Sicherlich ist diese aber auch von der Größe des Briefes abhängig, denn nicht immer kann der Rand perfekt eingehalten werden.

In dieser Zone darf sich weder eine Adresse, noch die Briefmarke befinden. In einigen Fällen ist das natürlich nicht möglich, dies ist aber nicht weiter schlimm und wird von der Poststelle sicher nicht moniert. Es gibt auch einen kleinen Leitfaden der Deutschen Post aus dem hervorgeht, wie man Briefe richtig adresssiert, damit sie maschinell gelesen werden können.

Bei Briefen, die ins Ausland gesendet werden, sollte das Land angegeben werden, aus dem der Brief versendet wird. Dabei wird der Name des Absenders nach oben geschrieben und darunter jeweils den Rest der Adresse in drei oder vier Adresszeilen. Immer gilt natürlich: die Lesbarkeit und Verständlichkeit der Adresse beachten.

Adressfeld beschriften

Die Adresse des Empfängers wird an der rechten unteren Ecke des Kuverts eingetragen. Sie beinhaltet Vorname und Name, darunter Straße und Hausnummer, dann Postleitzahl und Ort und in die vierte Zeile gegebenenfalls das Land des Empfängers, falls der Brief eine Landesgrenze überqueren muss. Zwischen Straße und Ort sollte keine Leerzeile stehen. Eine Ortsteilbezeichnung, falls diese vorhanden sein sollte, ist zwischen Name und Straßenbezeichnung anzugeben.

Bei dem Land empfiehlt sich natürlich, die englische Schreibweise zu verwenden, da der Brief dann von der internationalen Poststelle verarbeitet werden kann. Demnach sollte man zum Beispiel „Germany“ schreiben, wenn man einen Brief aus dem Auslang nach Deutschland versenden will.

Die Angaben werden immer ohne Leerzeile gemacht. Wenn sie ein Unternehmen anschreiben, folgt nach dem Namen des Angeschriebenen immer der Name des Unternehmens. Kennen sie keinen Ansprechpartner beim Namen und wollen sich beispielsweise nur bei einem Unternehmen bewerben, so können sie den Vor- und Nachnamen durch den Namen des Unternehmens ersetzten. Außerdem ist besonders bei der Adresse des Empfängers auf Sauberkeit und Lesbarkeit der Schrift zu achten.

Wichtig: Geben Sie, wenn Sie den Brief an eine Firma versenden immer den Namen der Firma an und einen Ansprechpartner. So vermeiden Sie, dass der Brief evt. gar nicht zugestellt wird oder an den falschen Ansprechpartner innerhalb der Firma weitergereicht wird. Vorab sollten Sie sich natürlich informieren, welcher Ansprechpartner zuständig ist, damit der Name korrekt geschrieben wird und richtig zugestellt wird.

Empfänger richtig beschriften:

  • Vollständigen Namen des Brief-Empfängers in die erste Zeile
  • bei Unternehmen steht in der ersten Zeile der Firmenname und in der zweiten Zeile der Ansprechpartner
  • Straße und Hausnummer in die nächste Zeile
  • Postleitzahl und Ort in die nächste Zeile
  • Falls der Brief ins Ausland geschickt wird, muss in einer weiteren Zeile das Empfängerland angegeben werden, bei Inlandsbriefen ist diese nicht erforderlich
  • Die Schrift sollte dunkel auf einfarbigem, hellem Untergrund stehen und keine Umrahmungen oder Hervorhebungen enthalten

Beispiel für die Beschriftung des Briefes mit der Adresse des Empfängers:

Mustermann GmbH
Max Mustermann
Mustermannstraße 11
55555 Musterhausen
MUSTERLAND

Brief an Postfach-Adresse senden

Wenn man einen Brief oder ein Paket an ein Postfach senden will, sollte man folgende Punkte beachten. Es wird bei der Postfach-Anschrift keine Straße angegeben, sondern die Nummer eines Postfachs, das dem Adressaten gehört. Vor- und Nachname werden jedoch beibehalten, ebenso wie die PLZ und der Ort. Ggf. sollte man auch das Land ergänzen, falls eine Zustellung aus dem Ausland erfolgt. Im besten Falls sollte der Brief an eine Postfach-Adresse demnach so beschriftet werden:

Vor- und Nachnahme
Postfach XX XX
XXXXX Musterstadt
Deutschland

In den obigen Ausführungen habe ich erläutert, wie man einen Brief korrekt beschriftet. Was passiert, wenn man bei dem Beschriften einen Fehler gemachtz hat, erfährt man in dem nachfolgenden Absatz.

Den Brief frankieren

Dann wird die Briefmarke an der oberen, rechten Ecke der Vorderseite des Briefes festgeklebt. Mit welchem Postwertzeichen der jeweilige Umschlag zu frankieren ist, also welche Briefmarke zu nutzen ist, hängt maßgeblich von Gewicht des Briefes ab. Aber auch Länge, Höhe und Breite gehören zu den Kriterien, nach denen ein Brief in die verschiedenen Versandkategorien eingeteilt wird. Bei einem herkömmlichen Standardbrief beträgt das Gewicht bis zu 20g. Er darf außerdem nicht länger als 235mm sein , nicht breiter als 125mm und nicht höher als fünf Millimeter. Dann zählt er als Standardbrief und kann mit einer Briefmarke im Wert von 60 Cent frankiert werden.

Die Briefmarke sollte gerade, also zum Rand hin gerade ausgerichtet, aufgeklebt werden. Das Motiv bestimmen sie beim Kauf der Briefmarke selber. Es empfiehlt sich aber, die Briefmarke den jeweiligen Umständen und den verschiedenen Empfängern anzupassen, um nicht schon für Irritation vor der Öffnung des Briefes zu sorgen.

Briefkuvert: Tipps und Tricks

Zum Thema Briefkuvert möchte ich auch noch einige Tipps an den Mann bringen. Wenn man kein Kuvert bei der Hand hat, kann man sich aus einem Blatt Papier auch selbst ein Kuvert basteln bzw. falten. Wie das funktioniert, wird in dem nachfolgenden Video erklärt und vorgemacht.

Briefkuvert bedrucken

Wenn man einen Brief nicht per Hand beschriften will, weil es unprofessionell wirkt, kann man auch einfach den Briefumschlag bedrucken. Natürlich ist es in diesem Fall erforderlich, einen geeigneten Drucker in Reichweite zu haben. Mit Schreibprogrammen wie Microsoft Word ist das Bedrucken des Kuverts kein Problem. Das nachfolgende Video soll beispielhaft erläutern, wie man eigene individuelle Briefkuverts mit Word 2007 druckt.

Brief beschriften beim Briefumschlag mit Fenster

Wenn sie einen Brief beschriften, bei dem auf der Vorderseite ein kleines durchsichtiges Fenster eingelassen ist, gibt es einige Dinge die im Vergleich zum fensterlosen Briefumschlag zu beachten sind. Wenn man ein Kuvert mit eingelassenem Fenster beschriftet, kann die Empfängeradresse auf das Dokument selbst geschrieben werden, was dann im Brief verschickt wird. Bei einem Brief mit einem Fensterkuvert, sollte der Brief so gefaltet werden, dass der Adressat durch das Fenster erkennbar ist. Das ist in diesem Fall der einzige Fallstrick beim Beschriften des Briefes.

Dabei muss darauf geachtet werden, dass die Anschrift des Empfängers durch das Fenster gut zu erkennen und außerdem vollständig lesbar ist. Das erfordert oft etwas Übung, denn der Brief muss richtig und knickfrei gefaltet werden, um ohne zu verrutschen und die Adresse zu verdecken in dem Briefumschlag liegen zu können. Die Absenderadresse wird genau wie beim fensterlosen Briefumschlag, in die obere, linke Ecke geschrieben und die Briefmarke wird in die obere rechte Ecke geklebt.

TIPP: Es gibt übrigens auch eine gute Alternative zu einem Fensterumschlag. Man kann sich auch einen  Adressstempel bei einer Druckerei besorgen. Mit dem Stempel kann man schnell die eigene Anschrift auf den Briefbogen drucken. Somit ist gewährleistet, dass man die eigene Anschrift nicht mehr auf den Umschlag schreiben muss und spart etwas Zeit!

Weitere Briefformate: Die Beschriftung beim Großbrief und Maxibrief

Neben dem klassischen Standardbrief gibt es auch noch weitere Formate, die von der deutschen Post versendet werden. Auch hier gilt es beim Beschriften der Briefe bestimmte Regeln zu beachten. Die Brief-Varianten der Deutschen Post – Standard, Kompakt, Groß und Maxi – haben unterschiedliche Höchstmaße für Länge, Breite, Höhe und Gewicht. Welche Format- und Farbvorschriften bei anderen Briefzustellern gelten, sollten Versender bei dem jeweiligen Anbieter nachlesen. Nachfolgend werden die einzelnen Briefformate der Deutschen Post kurz beschrieben und was an bei der Beschriftung der Briefe im Einzelfall beachten sollte.

Briefformate der deutschen Post

  • Postkarte
  • Standardbrief
  • Kompaktbrief
  • Großbrief
  • Maxibrief
  • Päckchen
  • Paket

Je nach Größe des Briefkuverts muss der Brief auch etwas anders beschriftet werden. Der Großbrief darf im Gegensatz zum Kompakt- und Standardbrief bis zu einem halben Kilo wiegen. Generell kann man sagen, dass bei allen Briefen die Beschriftung ähnlich erfolgt, der wesentliche Unterschied ergibt sich aus dem Porto bzw. die Frankierung. Je nach Gewicht und Größe sind die Briefe unterschiedlich zu frankieren.

Bildschirmfoto 2014 02 10 um 22.07.09 Brief beschriften

Briefmarken zum Frankieren von Briefen

Bei der Post wird ein Briefumschlag, der 353mm Länge, 250mm Breite und 20mm Höhe aufweist, noch als Großbrief anerkannt. Diese Art der Sendung muss mit einem Porto von 1,45€ frankiert werden. Beim Großbrief wird die Absender-Adresse, falls vorhanden, in einem Sichtfenster unten links genannt. Ist dieses Fenster nicht in den Brief eingelassen, so wird die Adresse rechts, unter der Briefmarke, aber möglichst mittig auf der Vorderseite des Briefes eingetragen. Der Absender wird, wie beim Standardbrief, auf der Rückseite des Umschlags oder oben links auf der Vorderseite angegeben.

Klebezettel und Aufdrucke, die mit Briefmarken verwechselt werden können, dürfen auf der Aufschriftseite nicht angebracht sein. Sonst können die Briefe nicht verarbeitet werden und kommen im Regelfalls nicht an.

Der Maxibrief hat die gleichen Maße wie der Großbrief, kann aber bis zu 50mm hoch sein und darf bis zu 1kg wiegen. Er wird genau wie der Großbrief beschriftet, das Porto muss allerdings 2,40€ betragen.

Tipp: Die Höhe des Portos wurde in den letzten Monaten angepasst. Es ist ratsam einen Blick auf die Seite der deutschen Post zu werfen, um das aktuelle Porto für verschiedene Briefformate zu erfragen. so kann man vermeiden, dass ein falsch frankierter Brief an den Absender zurückgesendet wird.

Einen Sonderfall stellt natürlich das Päckchen bzw. das Paket dar, da es sich im herkömmlichen Sinne eigentlich nicht mehr um einen Brief handelt.

Pakete und Päckchen bschriften

Päckchen und Pakete werden über einen Anbieter wie die DHL oder Hermes versendet. Das Porto ist im Regelfall natürlich auch höher, weil es sich um Sendeung handelt, die größer oder schwerer sind. Die Dienstleister stellen Vordrucke zur Verfügung, die man für das Versenden verwenden kann. Man erhält derartige Formulare in den Poststellen oder kann sie online abrufen und drucken. Hier finden Sie beispielsweise den Service der DHL. Diese Aufkleber zum Beschriften der Päckche oder Pakete können maschinell oder händisch mit den notwendigen Briefdaten versehen werden.

Was passiert, wenn der Brief nicht richtig frankiert wurde?

Wie eben erläutert gibt es verschieden Briefformate bei der deutschen Post. Die Höhe des Portos ist abhängig von der Größe und dem Gewicht des Briefes. Natürlich ist es wichtig, das richtige Porto beim Frankieren des Briefes auszuwählen. Sollte der Brief falsch frankiert werden, wird dere Brief an den Absender zurück geschickt und die Marke dabei entwertet. Dies führt letzten Endes dazu, dass man das doppelte Porto entrichten muss und sich eine Verzögerung beim Versand des Briefes ergibt. Demnach sollte man sich vor dem Versenden des Briefs einen Überblick über die einzelnen Portokosten verschaffen.

Außerdem ist es natürlich die Größe und das Gewicht des Briefes zu ermitteln. Als Absender sollte man zudem beachten, den Brief nicht in dunklen Umschlägen und mit dunkler Beschriftung zu versenden. Sonst besteht die Gefahr, dass die Sortiermaschinen die Adresse nicht richtig entziffern kann und der Absender nicht identifiziert werden kann. Das Verteilsystem der Deutschen Post verarbeitet übrigens täglich 65 Millionen Briefe aus 140.000 Briefkästen in ganz Deutschland. Das Sortieren erfolgt teils maschinell und teils manuell.

Im einem derartigen Fall kann die Deutsche Post die Kosten für einen Kompaktbrief berechnen: Er muss im Rechenzentrum der Post manuell nachbearbeitet werden. Statt 60 Cent für den Standardbrief muss der Absender dann 90 Cent für den Kompaktbrief bezahlen. Der Brief wird evt. nicht zugestelt, sondern direkt an den Abenser zurück geschickt.

Wo kann man Briefmarken kaufen?

Briefmarken erhält man in jeder Filiale der Deutschen Post am Schalter. Zudem gibt es auch Automaten für Briefmarken vor einigen Filialen, wo man sich Briefmarken für alle gängige Briefformate drucken lassen kann. Desweiteren ist es mittlerweile möglich, Briefmarken auch direkt online im Shop der Deutschen Post zu bestellen.

Der Nachteil ist hier natürlich, dass die Briefmarken erst wenige Tage später eintreffen. Dieses Vorgehen lohnt sich demnach vor allem für kleine Unternehmen und Firmen, die online größe Mengen an Briefmarken kaufen wollen. Man kann wählen zwischen selbstklebenden und normalen Briefmarken und im Regelfall auch zwischen verschiedenen Motiven auf den Briefmarken.

Was tun, wenn man dringend eine Briefmarke benötigt?

Sie benötigen dringend eine Briefmarke, jedoch hat Ihre nächste Post-Filiale bereits geschlossen und es ist auch kein Briefmarken-Automat in der Nähe? In diesem Fall kann man Briefmarken auch online bestellen und direkt ausdrucken am heimischen Drucker. d am Schalter in den Filialen der Deutschen Post. Mit dem kostenfreien Online-Service INTERNETMARKE kann man Briefporto schnell zu Hause drucken und die Marken aufkleben.

Ein Paket beschriften und frankieren

Das Paket ist eine besondere Art der Sendung. Pakete werden nicht für klassische Briefe verwendet, sondern wenn man Waren versenden will und größe Gegegnstände verschicken will. Sobald ein Umschlag die Größe und das Gewicht eines Maxibriefes überschreitet, wird es in einem Karton als Paket versendet. Es ist möglich, ein Paket durch das handschriftliche Notieren der Adressen des Absenders und des Empfängers zu beschriften. Die Briefmarke wird entweder auf den Paketaufkleber, ins dafür vorgesehene Feld, geklebt, oder oben rechts auf der Vorderseite des Kartons befestigt.

Sehr viel einfacher ist es aber, einen vorgefertigten Paketaufkleber der Post in der Mitte der Vorderseite des Paketes aufzubringen und die erforderlichen Daten, wie Adressen, dort gut leserlich einzutragen. Die deutsche Post hat einen eigenen Paketversender: Die DHL. Es gibt jedoch auch andere Paketversender, auf die man zurückgreifen kann, beispielsweise Hermes oder UPS. Je nach Anbieter gibt es unterschiedliche Preise, die beim Beschriften von Paketen gelten.

Tipp: Wenn Sie sich bei der Höhe der Portokosten für ein Paket nicht sicher sind, können Sie den Online-Rechner der DHL nutzen. Hier können Sie das Gewicht und die Größe des Pakets eingeben. Hier können Sie das Porto berechnen und die Marken direkt online kaufen.

Brief beschriften ins Ausland

Früher wurden Länderkürzel vor die Postleitzahl gesetzt. Dies ist veraltet und sollte nicht mehr gemacht werden. Bei Brief-Sendungen ins Ausland werden keine Länderkürzel (z.B. F, NL) vor Ortsnamen oder Postleitzahl gesetzt! Vielmehr wird der Name des Ziellandes in Großbuchstaben auf Deutsch, Französisch oder Englisch in  die Zeile unterhalb der Ortsangabe geschrieben. Also beispielweise bei einem Brief nach Portugal sollte in der letzten Zeile unter dem Ortsnamen und der Postleitzahl in Großbuchstaben „PORTUGAL“ stehen. Der Ort ist ebenfalls in Großbuchstaben in lateinischen Schriftzeichen, möglichst in der Sprache des Bestimmungslandes anzugeben.

Natürlich sollten beim Frankieren auch die Portokosten beachtet werden. Die Gebühren für den Versand von Briefe ins Ausland sind im Regelfall höher als dieVersendungskosten im Inland. Einen ausführlichen Überblick über die aktuellen Portokosten ins Ausland findet man bei der Deutschen Post. Beispielweise liegen die Kosten für einen Maxibrief international derzeit bei 3,45 Euro. Bei dem Versand ins Ausland gelten teilweise auch andere Größen und Gewichtsangaben. Demnach ist es ratsam, sich einen Überblick zu verschaffen, um das jeweils passende Porto auszuwählen.

Allgemeine Richtlinien zum Beschriften von Briefen

Nachfolgenden nochmal zusammenfassend die wichtigsten Punkte, die bei dem Beschriften von Briefen zu beachten sind. Es gibt einige allgemeine Punkte, die eigentlich immer bei der Beschriftung gelten.

  1. Die Absender- und Empfängeradresse gehören immer auf die Vorderseite des Umschlages!
  2. Die Adressen müssen vollständig sein.
  3. Die Absenderadresse sollte gut lesbar in der linken oberen Ecke der Vordersiete platziert werden.
  4. Die Emfpängeradresse sollte gut lesbar in der rechten untere Ecke des Briefumschlags platziert werden
  5. Die Briefmarke wird immer in die rechte, obere Ecke der Vorderseite geklebt
  6. Die Höhe der Frankierung des Briefes richtet sich nach dem Gewicht und der Größe des Briefes.

Sollten Sie Anmerkungen zum Beschriften eines Briefes haben, dürfen Sie gerne in dem nachfolgenden Feld einen Kommentar hinterlassen. Wir werden die Seite brief-beschriften.de regelmäßig aktualisieren und weiter ausbauen. Für Rückfragen zu dem Thema Briefbeschriftung stehen wir natürlich auch gerne zur Verfügung. Falls Sie selbst Ideen und Anregungen zum Beschriften von Briefen haben, dürfen Sie natürlich auch gerne einen Kommentar in dem nachfolgenden Feld hinterlassen.

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